[Best-Practice-Dokumentation] Project Medieval Maritime Predation: Project Phase 01.08.2023 – 31.12.2023

DMMP project phase 08/01/2023 – 12/31/2023

Involved persons

Project Group: Nikolas Jaspert (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK), Silvia Girona Espino (ZEGK), Viola Herschbach (ZEGK), Nabi Bauermeister (ZEGK)

IT-Team: Nils Weiher (UB), Leonhard Maylein (UB)

Extended Project Group: Leonhard Maylein (UB), Nils Weiher (UB),Nikolas Jaspert (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK), Kilian Schultes (ZEGK), Dominic Kempf (SSC), Jonathan Gaede (FITCH), Florian Nieser (HCDH)

Timeline

August, September, and October 2023

• Project group enters data while noting errors and potential for improvement

November 2023

• Update 1.0 of the DMMP Beta is implemented: replacement of multiple single text fields with nested tables, i.e. repeatable fields, as well as the introduction of the field “other people involved” in every document OT
• “Bernat Julià” issue is solved by adapting the search settings
• Viola Herschbach (ZEGK) joins the project group

December 2023

• Nabi Bauermeister (ZEGK) joins the project group

Knowledge and data management

On 12 July 2023 the project group had begun the process of entering large amounts of data into the DMMP. On 01 August Silvia Girona Espino joined this effort by entering already cataloged data. Whenever an error or potential for improvement were noticed, the project group members noted the individual instance in a shared document to prevent doubling. In early August a low and a high priority list were handed over to the IT-team as a way to enable prioritisation during the semester brake.

Data entry continued throughout September and October, while the project group evaluated the performance of the DMMP beta. The data gathered in the process which was presented to the IT-team in early November, justified the first update of the working beta. Apart from improvements of the person NSP, update 1.0 included the replacement of multiple single text fields with nested tables, i.e. repeatable fields, as well as the introduction of the field “other people involved” in every document OT as major demands of the project group members. The only larger issue which had to be discussed was the “Bernat Julià” issue, so called after the search term that had uncovered it. Some project group members and some of the IT-team received a different number of results searching for said “Bernat Julià”. After some investigation and during a personal meeting, IT-team and project group discovered that the search settings had been defined differently in respect to languages in each of the individuals accounts. While searching, this caused different results, but was solved rather quickly.

In the second half of November the project group grew further with Viola Herschbach joining as project assistant. Together with Nabi Bauermeister who joined 01 December, Herschbach will be responsible for data extraction from scientific papers and books as well as entry of the respective data into the DMMP. At the same time support from the UB’s IT-team continues, while performance data is continuously collected and historical data entered by the project group.

Collaboration/communication within the project

Throughout phase four the members of the project group mostly continued to meet every second week either virtually or in person. When it came to communication parameters between project group and IT-team, phase four of the DMMP project marked a return to those of phase two. While meetings almost twice a week had been the norm for June and July, after finishing the working beta on 12 July 2023 project group and IT-team returned to some gitlab but mostly email exchanges for smaller issues which occurred during data entry.

After a meeting on 10 August no meetings were held through September and October. A period of more personal meetings began in November, the reason being similar to the one for the high frequency of meetings between project group and IT-team in phase three of the project: Frequent and immediate meetings are most effective when it comes to solving difficult issues. Unlike the findability and credibility issues faced in ten meetings from June to July, the issues solved in the three meetings in November were not difficult, because they touched the core of the DMMP’s model, but complex to explain without at least four eyes facing one screen. The amount of time saved by a quick demonstration turned out to be the true benefit of these meetings.

As in July after project group and IT-team had sorted out the collected smaller issues, both resorted to mostly email communication for the rest of 2023. At this point this in combination with the always available option of a quick virtual meeting ensured real time updates and support.

 

— Deutsche Version —

 

DMMP Projektphase 01.08.2023 – 31.12.2023

Involvierte Personen

Projektgruppe: Nikolas Jaspert (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK), Silvia Girona Espino (ZEGK), Viola Herschbach (ZEGK), Nabi Bauermeister (ZEGK)

IT-Team: Nils Weiher (UB), Leonhard Maylein (UB)

Erweiterte Projektgruppe: Leonhard Maylein (UB), Nils Weiher (UB),Nikolas Jaspert (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK), Kilian Schultes (ZEGK), Dominic Kempf (SSC), Jonathan Gaede (FITCH), Florian Nieser (HCDH)

Bisheriger zeitlicher Verlauf des Projekts

August, September, and Oktober 2023

• Die Projektgruppe gibt die Daten ein und vermerkt dabei Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten

November 2023

• Update 1.0 des DMMP Beta ist implementiert: Ersetzung mehrerer einzelner Textfelder durch verschachtelte Tabellen, d.h. wiederholbare Felder, sowie die Einführung des Feldes “other  people involved” in jedem Dokument OT
• “Bernat Julià”-Problem wird durch Anpassung der Sucheinstellungen gelöst
• Viola Herschbach (ZEGK) wird Teil der Projektgruppe

Dezember 2023

• Nabi Bauermeister (ZEGK) wird Teil der Projektgruppe

Wissens- und Datenmanagement

Am 12. Juli 2023 hatte die Projektgruppe damit begonnen, große Datenmengen in die DMMP einzugeben. Am 01. August schloss sich Silvia Girona Espino dieser Arbeit an und gab bereits katalogisierte Daten ein. Wann immer Fehler oder Verbesserungspotenzial festgestellt wurden, notierten die Mitglieder der Projektgruppe den einzelnen Fall in einem gemeinsamen Dokument, um Dopplungen zu vermeiden. Anfang August wurde eine Liste mit niedriger und eine mit hoher Priorität an das IT-Team übergeben, um eine Priorisierung während der Semesterferien zu ermöglichen.

Die Dateneingabe wurde im September und Oktober fortgesetzt, während die Projektgruppe die bisherige Leistung der DMMP Beta bewertete. Die gesammelten Daten, die dem IT-Team Anfang November vorgelegt wurden, rechtfertigten das erste Update der Betaversion. Abgesehen von Verbesserungen des Personen-NSPs umfasste das Update 1.0 die Ersetzung mehrerer einzelner Textfelder durch “Nested Tables”, d.h. wiederholbare Felder, sowie die Einführung des Feldes “andere beteiligte Personen” in jedem Dokument OT als Hauptforderungen der Projektgruppenmitglieder. Das einzige größere Problem, das diskutiert werden musste, war das “Bernat Julià”-Problem, so genannt nach dem Suchbegriff, der es aufgedeckt hatte. Einige Projektgruppenmitglieder und ein Teil des IT-Teams erhielten bei der Suche nach “Bernat Julià” eine unterschiedliche Anzahl an Ergebnissen. Nach einigen Nachforschungen und während eines persönlichen Treffens entdeckten IT-Team und Projektgruppe, dass die Sucheinstellungen in Bezug auf Sprachen in den einzelnen Konten unterschiedlich eingerichtet worden waren. Dies führte bei der Suche zu abweichenden Ergebnissen, konnte aber relativ schnell behoben werden.

In der zweiten Novemberhälfte hat sich die Projektgruppe mit der neuen Projektassistentin Viola Herschbach weiter vergrößert. Sowohl letztere als auch die am ersten Dezember dazugestoßene Nabi Bauermeister werden für die Datenextraktion aus wissenschaftlichen Arbeiten und Büchern sowie für die Eingabe der entsprechenden Daten in die DMMP verantwortlich sein. Gleichzeitig setzt das IT-Team der UB seinen Support fort, während die Projektgruppe kontinuierlich Daten eingibt und Leistungsdaten erhebt.

Abbildung 1 – Beispiel einer Eingabemaske

Abbildung 2 – weiteres Beispiel einer Eingabemaske

Abbildung 3 – Beispiel einer Eingabemaske mit neuem Feld “Other people involved”

Zusammenarbeit/Kommunikation innerhalb des Projektes

Während der gesamten vierten Phase trafen sich die Mitglieder der Projektgruppe weiterhin alle zwei Wochen entweder virtuell oder persönlich. Was die Kommunikationsparameter zwischen der Projektgruppe und dem IT-Team anbelangt, so markierte die vierte Phase des DMMP-Projekts eine Rückkehr zu denen der zweiten Phase. Während im Juni und Juli fast zweimal wöchentliche Treffen die Norm waren, kehrten die Projektgruppe und das IT-Team zur Lösung kleinerer Problemen, die bei der Dateneingabe auftraten nach Abschluss der Beta-Arbeitsphase am 12. Juli 2023 zum Austausch via Gitlab, aber hauptsächlich E-Mail zurück.

Nach einer Treffen am 10. August fanden im September und Oktober keine Meetings mehr statt. Im November begann dann eine Periode mit mehr persönlichen Treffen. Der Grund dafür war ein ähnlicher wie der für die hohe Häufigkeit der Treffen zwischen der Projektgruppe und dem IT-Team in Phase drei des Projekts: Häufige und unmittelbare Treffen sind am effektivsten, wenn es darum geht, schwierige Probleme zu lösen. Im Gegensatz zu den Problemen der Auffindbarkeit und der Glaubwürdigkeit, die in zehn Meetings von Juni bis Juli gelöst werden mussten, waren die Probleme, die in den drei Treffen im November angegangen wurden, nicht schwerwiegend, weil sie den Kern des DMMP-Modells berührten, sondern ohne direkte Vorführung schwierig zu erklären. Die Zeit, die durch eine schnelle Demonstration eingespart werden konnte, erwies sich als der wahre Vorteil dieser Treffen.

Wie im Juli, nachdem Projektgruppe und IT-Team die gesammelten kleineren Probleme gelöst hatten, griffen beide für den Rest des Jahres 2023 auf Emailkommunikation zurück. Zu diesem Zeitpunkt gewährleistete dies in Kombination mit der jederzeit verfügbaren Option eines schnellen virtuellen Treffens Echtzeit-Updates und Unterstützung.

 

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