[Best-Practice-Dokumentation] Project Medieval Maritime Predation: Project Phase 01.10.2022 – 30.01.2023

DMMP project phase 10/01/2022 – 01/30/2023

Involved persons

project: Database of Medieval Maritime Predation (link to database DMMP)

Project Group: Nikolas Jaspert (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK), Silvia Girona Espino (ZEGK), Viola Herschbach (ZEGK), Nabi Bauermeister (ZEGK)

IT-Team: Nils Weiher (UB), Leonhard Maylein (UB)

Extended Project Group: Leonhard Maylein (UB), Nils Weiher (UB),Nikolas Jaspert (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK), Kilian Schultes (ZEGK), Dominic Kempf (SSC),  Florian Nieser (HCDH)

Timeline

October 22

• Design and planning phase of the narrow project group
• Presentation to the stakeholders of the University Library (UB)
• Setup of test instance of DMMP on server space of UB
• Meeting of all members of the project group
• Establishment of a Gitlab on the part of the UB
• Meeting of all involved persons

November 22

• four weekly meetings of the extended project group

until end of January 23

• Work on the model of the DMMP (exchange on Gitlab and UB)
• Interim status meeting of the narrower project group with HCDH
• Resumption of closer support by the UB
• Creation of a function-oriented prototype of the DMMP

by mid-Feb-23

• Modeling of a DMMP alpha version

Knowledge and data management

It was agreed in the first meeting of the project group to first prepare a preliminary, visual representation of the database organization analogously on DIN A3 sheets.
Subsequently, the schematics of the DIN A3 sheets (see Figure 1) were converted into OneNote documents for more flexible editing. The model fixed in OneNote was then transferred to an Excel sheet (see Figure 2), which was open to the extended project group (UB, ZEGK, HCDH, SSC) for annotation and editing. This facilitated the modeling of the system enormously, since all project group members had simultaneous insight into the most current model, and questions from both the inner group of historians and the group of computer scientists involved could be answered promptly via Gitlab or mail. Thus, the clarity of the model could be guaranteed at any time and the organization of the data could be made transparent.

organization of the data

Figure 1 – Example of a DIN A3 sheet of paper

Figure 2 – Example of an Excel sheet

The digital asset management software chosen was easydb, which is operated by the UB. The reasons for this were that the UB’s computer scientists have already gained experience with it and are already experienced in comparable project designs. Another advantage is the possibility of hierarchical as well as heterarchical representation of objects; complex questions to the respective data can be answered exhaustively at best by multidirectional linking of objects.
The database model was set up on the UB’s server space, and input screens were made available to the narrow project group and the UB’s IT department. There was a further development of the system – most helpful for the modeling work of the project group was the differentiation of different object types and the general searchability of the data sets.
general searchability of the data sets.
The possibilities of GIS implementation were explored at the end of October 22 as well as the related involvement of the programmers of the Scientific Software Center (SSC).
Weekly meetings of the extended project group in November 22 addressed the key issues of how relational links between documents, events, and people could be made and represented in easydb; related to these issues were the ways in which project-specific document types should and could be entered into the database.
By January 23, an organizational prototype of the DMMP was created in an Excel spreadsheet and the issue of reciprocal linking of prosopographic data was discussed at a meeting of the extended project group on the same day. Modeling of the DMMP alpha version will be targeted based on the Excel draft by mid-February 23.

Collaboration/communication within the project

At the first meeting of the restricted project group at the beginning of October 22, basic communication parameters were defined. Among other things, the participants agreed to meet once a week to discuss the project.
weekly meeting to exchange information about the project.
The further work was expressed in the common procedure within the narrower project group, whose results were exchanged with the extended project group and further involved persons; from all sides a close communication was aimed for an actual exchange, above all regarding the development of the data base.
From October 22 on, programming-specific communication was ensured by setting up the Gitlab project; during the work phase from November 22 to January 23 inclusive, mutual exchange and support were ensured by Gitlab and e-mail communication.
Two interim status meetings were held between the narrower and wider project groups, allowing mutual progress, database drafts and issues to be communicated and reconciled. Since mid-January 23, there has been close interaction with UB due to the PreAlpha and Alpha versions of the DMMP.

 

— Deutsche Version —

DMMP Projektphase 01.10.2022 – 30.01.2023

Involvierte Personen

Projekt: Database of Medieval Maritime Predation (Link zur Datenbank DMMP)

Projektgruppe: Nikolas Jaspert (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK), Silvia Girona Espino (ZEGK), Viola Herschbach (ZEGK), Nabi Bauermeister (ZEGK)

IT-Team: Nils Weiher (UB), Leonhard Maylein (UB)

Erweiterte Projektgruppe: Leonhard Maylein (UB), Nils Weiher (UB),Nikolas Jaspert (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK), Kilian Schultes (ZEGK), Dominic Kempf (SSC),  Florian Nieser (HCDH)

Bisheriger zeitlicher Verlauf des Projekts

Oktober 22

• Entwurf- und Planungsphase der Projektgruppe
• Vorstellung für die Beteiligten der Universitätsbibliothek (UB)
• Einrichtung Testinstanz der DMMP auf Serverspace der UB
• Treffen der Projektgruppe und weiterer involvierter Personen
• Einrichtung eines Gitlab seitens der UB
• Treffen aller beteiligten Personen

November 22

• vier wöchentliche Treffen der Projektgruppe und weiterer involvierter Personen

bis Ende Januar 23

• Arbeit am Modell der DMMP (Austausch über Gitlab und UB)
• Zwischenstandtreffen der Projektgruppe mit dem Heidelberger Zentrum für Digital Humanities (HCDH)
• Wiederaufnahme der engeren Betreuung durch die UB
• Erstellung eines funktionsorientierten Prototyps der DMMP

bis Mitte Februar 23

• Modellierung einer DMMP-Alpha-Version

Wissens- und Datenmanagement

Es wurde sich im ersten Treffen der Projektgruppe darauf geeinigt, zunächst eine präliminare, visuelle Darstellung der Datenbankorganisation analog auf DIN A3-Blättern anzufertigen.
Anschließend wurden die Schemata der DIN A3-Blätter (siehe Abbildung 1) zur flexibleren Bearbeitung in OneNote-Dokumente umgewandelt. Das in OneNote fixierte Modell wurde daraufhin in ein Excel-Sheet (siehe Abbildung 2) übertragen, das der erweiterten Projektgruppe (UB, ZEGK, HCDH, Scientific Software Center (SSC)) zur Anmerkung und Bearbeitung offenstand. Dadurch wurde die Modellierung des Systems enorm erleichtert, da alle Projektgruppenmitglieder simultan Einblick in das aktuellste Modell hatten, Fragen sowohl von Seiten der inneren Gruppe von Historiker*innen als auch der Gruppe von beteiligten Informatikern zeitnah via Gitlab oder Mail beantwortet werden konnten. Somit konnte zu jeder Zeit die Übersichtlichkeit des Modells gewährleistet und die Organisation der Daten transparent gestaltet werden.

Abbildung 1 – Beispiel eines DIN A3-Blatts

Abbildung 2 – Beispiel eines Excel Sheets

Als Digital Asset Management Software wurde die von der UB betriebene easydb gewählt. Gründe dafür waren, dass die Informatiker der UB damit bereits Erfahrungen gesammelt haben und in vergleichbaren Projektdesigns bereits erfahren sind. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der hierarchischen wie auch heterarchischen Darstellung von Objekten; komplexe Fragen an die jeweiligen Daten können durch die multidirektionale Verlinkung von Objekten bestenfalls erschöpfend beantwortet werden.
Das Datenbankmodell wurde auf dem Serverspace der UB eingerichtet sowie Eingabemasken für die engere Projektgruppe und die Informatik der UB zugänglich gemacht. Es erfolgte ein weiterer Ausbau des Systems – am hilfreichsten für die Modellierungsarbeit der engeren Projektgruppe erschienen hierbei die Ausdifferenzierung verschiedener Objekttypen und die
generelle Durchsuchbarkeit der Datensätze.
Die Möglichkeiten der GIS-Implementierung wurden Ende Oktober 22 ausgelotet sowie die die damit verbundene Involvierung der Programmierer des SSC.
Wöchentliche Treffen der erweiterten Projektgruppe im November 22 behandelten die zentralen Fragen, wie relationale Verbindungen zwischen Dokumenten, Ereignissen und Personen in der easydb hergestellt und dargestellt werden können; damit verbunden waren die Fragen, auf welche Art und Weise projektspezifische Dokumententypen in die Datenbank eingeben werden sollten und könnten.
Bis zum Januar 23 wurde ein organisatorischer Prototyp der DMMP im Excel-Sheet angelegt und die Frage der reziproken Verlinkung prosopographischer Daten bei einem Treffen der  Projektgruppe am selben Tag besprochen. Eine Modellierung der DMMP-AlphaVersion wird auf Grundlage des Excel-Entwurfs bis Mitte Februar 23 angestrebt.

Zusammenarbeit/Kommunikation innerhalb des Projektes

Im ersten Treffen der engeren Projektgruppe Anfang Oktober 22 wurden grundsätzliche Kommunikationsparameter festgelegt. So einigten sich die Teilnehmenden u. a. auf ein wöchentliches Treffen zum Austausch über das Projekt.
Die weitere Arbeit äußerte sich im gemeinsamen Vorgehen innerhalb der Projektgruppe, deren Ergebnisse mit der erweiterten Projektgruppe ausgetauscht wurden; von allen Seiten wurde eine enge Kommunikation für einen aktuellen Austausch angestrebt, v. a. in Bezug auf die Entwicklung der Datenbank.
Ab dem Oktober 22 wurde die programmierspezifische Kommunikation durch die Einrichtung des Gitlab-Projekts sichergestellt, während der Arbeitsphase vom November 22 bis einschließlich Januar 23 wurde der gegenseitige Austausch und Unterstützung durch Gitlab und E-Mail-Kommunikation gewährleistet.
Es erfolgten zwei Zwischenstandtreffen zwischen der Projektgruppe und weiteren involvierten Personen, wodurch gegenseitige Fortschritte, Datenbank-Entwürfe und Probleme kommuniziert und abgeglichen werden konnten. Seit dem Mitte Januar 23 ist aufgrund der PräAlpha und Alpha Version der DMMP eine enge Verzahnung mit der UB vorhanden.

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